Area generale

ACCEDI

• Ordina online
• Richiedi Informazioni

Argo Gecodoc

È un sistema di gestione documentale web-based integrato, realizzato per l'archiviazione elettronica su spazio cloud storage illimitato e la conservazione a norma dei documenti informatici, volto ad agevolare il processo di digitalizzazione in atto secondo quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione Digitale (art.44), garantendo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

---

In particolare il sistema consente:

• L'organizzazione dei documenti in cartelle e fascicoli/sottofascicoli
• La gestione dei collegamenti tra documenti (in modo da ricostruire la sequenzialità logica e temporale tra i documenti)
• Di avere la massima sicurezza dei processi lavorativi
• L'accesso differenziato alle risorse in base al profilo degli utenti e ai loro uffici di appartenenza
• L'integrazione con le altre applicazioni Argo, per consentire l'acquisizione diretta di dati con i seguenti applicativi

• Alunni web:
  • Creazione automatica dei fascicoli degli alunni e dei dipendenti
  • Importazione anagrafica degli alunni, dei docenti, dei genitori
  • Importazione delle pagelle scolastiche e archiviazione nel relativo fascicolo personale dell'alunno, con possibilità di creazione automatica del fascicolo qualora non sia stato precedentemente creato.

• Bilancio web:
  • Importazione anagrafica dati relativi ai fornitori
  • Creazione automatica dei fascicoli contabili relativi alle voci di entrata e di uscita di un determinato esercizio finanziario
  • Ricezione automatica dei documenti contabili (modelli di previsione, consuntivo ecc.)

• La trasmissione degli atti ad Albo Pretorio On-line e/o Amministrazione Trasparente per la successiva pubblicazione.
• Di inviare il documento ad una delle bacheche di Scuolanext (Docenti, pubblica, Scuola, Classe, Docenti Classe) e al Portale Scuola Cloud.
• L’acquisizione automatica delle domande di messa a disposizione da parte degli aspiranti inviate attraverso il portale Argo MAD
• Il sistema include le funzioni di protocollazione e gestione del protocollo informatico in conformità al DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del Codice dell'Amministrazione Digitale (D. L. n. 82 del 2005).
• La parametrizzazione fino a 5 caselle di posta elettronica (tra peo e pec) utilizzate dall'istituzione scolastica, e di definire per ciascuna casella gli utenti abilitati alla consultazione della posta. In questo modo gli utenti abilitati possono importare all'interno del sistema le mail di interesse ed assegnarle agli uffici di pertinenza.
• L’invio di un documento per email a uno o piu destinatari sia per competenza che conoscenza, con la possibilità di inserire un testo di accompagnamento
• L’eliminazione singola o cumulativa di mail che non si intende importare nel sistema di gestione documentale
• La funzione di importazione delle fatture elettroniche, in qualsiasi formato disponibile (p7m, zip, xml) consente di caricare nel sistema le fatture elettroniche precedentemente scaricate dal SIDI, gestendo in automatico l'acquisizione di tutti i dati in esse contenuti.
• La funzione di firma remota integrata di ARUBA OTP con display consente di firmare digitalmente i documenti senza obbligare l'utente a installare software di firma o collegare dispositivi al computer.
• L’integrazione del sigillo elettronico qualificato (acquistabile separatamente) necessario per assicurare l’autenticità e integrità del file segnatura.xml di protocollo nello scambio di messaggi protocollati tra le pp.aa. e utile per apporre su file firmati digitalmente il "timbro" contenente la segnatura di procotollo, al fine di preservare la validità della firma digitale stessa.
• La gestione dei Repertori di numero illimitato in base alle esigenze della scuola. Ad ogni documento inserito all’interno del Repertorio verrà attribuito un progressivo di registrazione per anno solare. È possibile effettuare la stampa di tutti i documenti associati al repertorio.
• La gestione degli accessi ai documenti in ottemperanza alla Delibera n. 1309 del 28 Dicembre 2016 dell'ANAC. L’operatore potrà indicare se si tratta di una richiesta di accesso Civico, accesso documentale o accesso generalizzato. Alla chiusura della pratica sarà obbligatoria la compilazione dell’Esito (accolta, parzialmente accolta, respinta). È prevista una stampa delle Richieste di Accesso ai documenti.
• La possibilità di creare una serie di modelli di documenti di uso frequente nella gestione documentale delle scuole (es. contratto, decreto, certificato, etc.) che una volta parametrizzati attraverso l’indicazione dell’origine (E/I), della classificazione, della tipologia documentale e degli uffici interessati a tali documenti, permetteranno in fase di creazione del documento di avere già compilati i campi precedentemente indicati nel modello scelto.
• La gestione del workflow dei documenti, con l'individuazione delle azioni da svolgere per ognuno di essi (es. protocollazione, firma del ds, invio ad albo....ecc.) man mano che verranno effettuate le azioni previste nel workflow, queste saranno visualizzate come eseguite fino al completamento del workflow e quindi alla sua chiusura.

Arricchito con il servizio di Conservazione a norma dei documenti informatici (acquistabile separatamente) Gecodoc gestisce il flusso documentale in maniera completa.

Gecodoc è nativamente integrato con il sistema di conservazione Argo Conservazione, un sistema sviluppato in conformità al dettato normativo (Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici), che consente:

• la trasmissione dei documenti prodotti e o acquisiti da Gecodoc (anche in automatico, attivando l’apposita funzionalità);
• la ricerca e l’esibizione dei documenti;

Argo Software, in qualità di Conservatore iscritto al Marketplace per i servizi di conservazione di AgID, ha le competenze necessarie per gestire il processo di conservazione su delega del Responsabile della Conservazione delle scuole.